Jak zlepšit organizaci objednávek v restauraci a snížit ztráty

Objednávky surovin vypadají jako běžná provozní rutina. Jenže právě tady často restaurace, bistra i kavárny ztrácí peníze každý den.

Objedná se moc masa. Pečivo zůstane na konci směny. Zelenina se zkazí ve skladu. Šéfkuchař objedná podle pocitu, provozní podle minulého týdne a majitel zjistí problém až ve chvíli, kdy food cost restaurace nesedí.

Dobře nastavená organizace objednávek gastro provozu není jen administrativní pořádek. Je to základ pro zdravé skladové hospodářství restaurace, přesnější řízení nákupu v gastru a nižší ztráty na surovinách.

Pokud chcete, aby vaše restaurace vydělávala, nestačí jen dobře vařit. Musíte vědět, co nakupujete, proč to nakupujete, kdo za objednávky odpovídá a jak se nákup promítá do menu, receptur a výsledné marže.

Proč je organizace objednávek v gastru kritická

Objednávky restaurace přímo ovlivňují tři věci: náklady, kvalitu a plynulost provozu.

Když objednáte málo, kuchyně improvizuje. Mění se porce, nahrazují se suroviny, vzniká stres a host dostává jiný výsledek, než měl dostat. Když objednáte moc, roste sklad, vážou se peníze v zásobách a zvyšuje se riziko prošlých nebo znehodnocených surovin.

V restauraci s denním menu může špatně nastavené zásobování restaurace znamenat desítky zbytečných porcí týdně. V kavárně zase přebytek mléka, dezertů nebo čerstvých džusů. V bistru často ztráty vznikají na pečivu, salátech, mase a surovinách s krátkou trvanlivostí.

Malé částky se sčítají.

Pokud vyhodíte každý den suroviny za 500 Kč, je to přibližně 15 000 Kč měsíčně. Za rok už mluvíme o částce kolem 180 000 Kč. A to bez započítání práce lidí, energie, skladového prostoru a ztraceného času.

Právě proto má organizace objednávek gastro provozu zásadní vliv na ekonomiku celého podniku.

Nejčastější chyby v objednávkách

První častou chybou je objednávání podle pocitu. Šéfkuchař má zkušenost, ví, co se obvykle prodává, ale bez čísel se snadno přehlédne změna návštěvnosti, počasí, sezony nebo chování hostů.

Druhá chyba je objednávání bez kontroly skladu. Pokud se objednávka udělá od stolu, bez fyzické kontroly lednic, mrazáků, suchého skladu a rozpracovaných surovin, podnik často kupuje věci, které už má.

Třetí problém je nejasná odpovědnost. Někdy objednává šéfkuchař, někdy zástupce, někdy provozní, někdy číšník, který zrovna zjistil, že něco došlo. Výsledek? Duplicitní objednávky, chybějící položky, různé ceny a žádná kontrola.

Čtvrtá chyba je slabá práce s recepturami. Pokud kuchyně neví, kolik přesně masa, omáčky, přílohy nebo zeleniny připadá na jednu porci, nedá se přesně plánovat nákup. Bez receptur se food cost restaurace mění podle toho, kdo je zrovna na směně.

Pátá chyba je slepé držení stálých objednávek. Dodavatel přiveze každý týden podobné množství, protože „tak se to vždycky dělalo“. Jenže podnik má jiné tržby, jiné menu, jinou obsazenost nebo jinou sezonu.

Tohle stojí peníze.

A často zbytečně.

Jak nastavit odpovědnosti v týmu

Objednávkový systém musí mít jasného vlastníka. Ne nutně jednu osobu na všechno, ale jasně rozdělené role.

V menší restauraci může být za objednávky odpovědný šéfkuchař, ale provozní nebo majitel by měl mít pravidelný přehled o hodnotě nákupu, skladových zásobách a food costu. Ve větším provozu se odpovědnosti často dělí mezi kuchyni, bar, sklad a vedení.

Důležité je nastavit pravidla:

Kdo objednává jednotlivé skupiny surovin. Kdy se objednávky uzavírají. Kdo kontroluje sklad před objednáním. Kdo přebírá zboží. Kdo řeší reklamace. Kdo hlídá ceny a dodací podmínky. Kdo vyhodnocuje rozdíl mezi objednaným, dodaným a skutečně spotřebovaným množstvím.

Příklad z restaurace: šéfkuchař připraví objednávku masa, zeleniny a suchého skladu podle menu, rezervací a aktuálních zásob. Provozní kontroluje finanční limit objednávky a sleduje, zda nákup odpovídá tržbám. Při příjmu zboží se kontroluje váha, kvalita, teplota a dodací list.

Příklad z kavárny: vedoucí směny zadává spotřebu mléka, kávy, sirupů, dezertů a obalů. Majitel jednou týdně porovnává nákup s tržbami, odpadem a počtem prodaných položek.

Bez odpovědnosti není kontrola. Bez kontroly nejsou výsledky.

Minimální a maximální skladové zásoby

Skladové hospodářství restaurace musí stát na jednoduchém principu: podnik má mít dostatek surovin pro plynulý provoz, ale ne tolik, aby se sklad stal černou dírou na peníze.

Proto je vhodné nastavit minimální a maximální skladové zásoby.

Minimální zásoba říká, kdy je nutné objednat. Maximální zásoba určuje, kolik má být ve skladu nejvýše. U každé položky je potřeba zohlednit trvanlivost, dodací lhůtu, obratovost, sezonu a důležitost pro menu.

U čerstvé ryby bude logika jiná než u mouky. U lahvového vína jiná než u listového salátu. U kávy jiná než u domácích dezertů.

Restaurace s poledním menu může mít nastavené minimální zásoby pro základní položky, například rýži, těstoviny, olej, mouku nebo vakuované maso. U čerstvé zeleniny se naopak vyplatí pracovat s kratším cyklem a častější kontrolou.

Bistro s rychlou obrátkou musí hlídat hlavně položky, které zastaví prodej: pečivo, maso, omáčky, obaly, nápoje. Kavárna zase mléko, kávu, dezerty a suroviny do snídaní.

Praktické pravidlo: položky s vysokou hodnotou a krátkou trvanlivostí kontrolujte nejčastěji. Právě tam vznikají nejdražší ztráty.

Propojení objednávek s menu, recepturami a food costem

Objednávky nemohou žít odděleně od jídelního lístku. Pokud menu není propojené s recepturami a kalkulacemi, řízení nákupu v gastru bude vždy nepřesné.

Každé jídlo by mělo mít jasnou recepturu. Gramáž hlavní suroviny. Gramáž přílohy. Omáčku. Zdobení. Olej. Koření. Ztráty při tepelné úpravě. Všechno, co se reálně spotřebuje.

Teprve potom dává smysl počítat food cost restaurace.

Příklad: pokud prodáváte burger a v receptuře počítáte 150 g masa, ale kuchaři běžně dávají 180 g, rozdíl se rychle projeví v nákladech. Při 100 prodaných burgerech týdně jde o 3 kg masa navíc. Při ceně 220 Kč za kilogram je to 660 Kč týdně jen na jedné položce. Za rok přes 34 000 Kč.

A to je jeden burger.

Podobně to funguje u steaků, omáček, dezertů, příloh i nápojů. Pokud nejsou porce standardizované, objednávky se rozcházejí s realitou. Sklad mizí rychleji, než ukazují čísla. Tým začne objednávat víc. Marže klesá.

Dobré propojení objednávek s menu pomáhá i při plánování. Když víte, že máte na víkend 80 rezervací, umíte podle prodejů a receptur lépe odhadnout, kolik surovin budete potřebovat. Ne podle pocitu, ale podle dat a zkušenosti.

Tady se láme rozdíl mezi kuchyní, která jen reaguje, a provozem, který řídí svoje náklady.

Vyhodnocování dodavatelů

Dodavatel není jen ten, kdo přiveze zboží. Je to partner, který ovlivňuje kvalitu, cenu, dostupnost i stabilitu provozu.

Proto nestačí sledovat jen nejnižší cenu. Levnější surovina může mít vyšší odpad, horší výtěžnost nebo kolísavou kvalitu. Na papíře ušetříte, ale v kuchyni proděláte.

Při vyhodnocování dodavatelů sledujte hlavně:

Kvalitu dodaného zboží, přesnost závozů, řešení reklamací, stabilitu cen, komunikaci, dodací lhůty a reálnou výtěžnost surovin.

Příklad z praxe: dodavatel masa nabídne nižší cenu za kilogram, ale maso má horší opracování. Kuchaři tráví více času čištěním, vzniká vyšší odpad a výsledná porce není stabilní. V nákupní ceně vypadá dodavatel lépe, v reálném food costu hůř.

U zeleniny je problém podobný. Pokud přijde část zboží měkká, přezrálá nebo nevhodná pro použití, ztráta jde za restaurací, pokud ji nikdo při příjmu neřeší.

Příjem zboží proto musí být součástí systému. Kontrolujte množství, kvalitu, teplotu, datum spotřeby, obaly a cenu na dodacím listu. Reklamaci řešte hned, ne za tři dny.

Dobré zásobování restaurace není o tom mít plný sklad. Je o tom mít správné suroviny, ve správném množství, ve správné kvalitě a za cenu, která dává smysl v kalkulaci.

Jak poznáte, že objednávkový systém nefunguje

Některé signály jsou vidět okamžitě. Jiné se ukážou až v číslech.

Pozor si dejte hlavně ve chvíli, kdy se často vyhazují suroviny, kuchyně pravidelně hlásí chybějící položky, sklad je přeplněný, dodavatelé se střídají bez jasného důvodu nebo se nákupní ceny nepromítají do kalkulací.

Dalším varovným signálem je situace, kdy tržby vypadají dobře, ale zisk neodpovídá. V takovém případě může být problém právě ve skladovém hospodářství restaurace, nákupu, ztrátách, špatných recepturách nebo neaktuální cenotvorbě.

Majitel často vidí plnou restauraci a má pocit, že podnik funguje. Jenže plný podnik ještě neznamená ziskový podnik.

Rozhodují čísla.

Kdy pomůže externí gastro audit

Externí pohled má smysl ve chvíli, kdy cítíte, že provoz pracuje naplno, ale výsledky nejsou tam, kde mají být. Tým je zvyklý na svoje postupy a mnoho věcí už nevidí. Tomu se říká provozní slepota.

Gastronomický audit se zaměří na to, jak funguje nákup, sklad, cenotvorba, receptury, personál, menu i samotný provoz. Cílem není hledat viníka. Cílem je najít místa, kde podnik zbytečně ztrácí peníze, čas nebo kvalitu.

Na webu Gastro Poradenství najdete služby pro restaurace, hotely, kavárny, bistra i další gastro provozy. Pokud řešíte nákup, sklad, food cost nebo celkovou ekonomiku podniku, může vám pomoci gastronomický audit a ekonomika provozu nebo služba externí nákupčí.

Výhoda externího odborníka je jednoduchá: dívá se na provoz bez interních zvyků, bez emocí a s praxí z mnoha různých podniků. Radek Pálka staví poradenství na více než 30 letech zkušeností v gastronomii, kuchyni, vedení provozů a hotelovém managementu.

Praktický postup, jak začít už tento týden

Nemusíte měnit celý provoz najednou. Začněte jednoduše.

Nejprve udělejte kontrolu skladu. Zapište hodnotu zásob, prošlé položky, suroviny s pomalou obrátkou a položky, které se objednávají příliš často. Potom si projděte nejprodávanější jídla a ověřte, zda mají aktuální receptury a kalkulace.

Následně určete jednu osobu odpovědnou za objednávky v každé oblasti: kuchyně, bar, sklad, kavárenský sortiment. Nastavte dny objednávek, pravidla příjmu zboží a kontrolu dodacích listů.

Pak sledujte tři čísla: hodnotu nákupu, hodnotu skladu a food cost. Ne jednou za rok. Pravidelně.

U menšího bistra stačí začít týdenním přehledem. U větší restaurace nebo hotelového provozu je vhodné pracovat s přesnějším systémem a odpovědnostmi podle středisek.

Důležité je vydržet. První týden odhalí nepořádek. Druhý týden začne tým chápat systém. Po měsíci už uvidíte konkrétní rozdíly v objednávkách, odpadech i kontrole skladu.

Organizace objednávek šetří peníze i nervy

Dobře nastavené objednávky restaurace nejsou jen tabulka. Jsou to jasná pravidla pro nákup, sklad, odpovědnosti, receptury a kontrolu nákladů.

Když víte, co máte ve skladu, co prodáváte, kolik vás stojí porce a kdo za co odpovídá, provoz se řídí mnohem lépe. Snižují se ztráty. Zlepšuje se kvalita. Kuchyně má klidnější práci. Majitel má lepší přehled o penězích.

Pokud chcete zjistit, kde vaše restaurace, kavárna, bistro nebo hotelový provoz ztrácí peníze v objednávkách, nákupu a skladovém hospodářství, domluvte si konzultaci provozu.

Kontaktujte Gastro Poradenství na gastroporadenstvi.com, zavolejte na +420 736 641 566 nebo napište na info@gastroporadenstvi.com. Společně se podíváme na váš provoz prakticky, podle čísel a reálného fungování kuchyně.